PLAN MASASH ORGANIZATIVE DHE ADMINISTRATIVE PËR PËRBALLIMIN E GJENDJES SË FATKEQËSISË NATYRORE TË SHKAKTUAR NGA EPIDEMIA E VIRUSIT COVID-19 NË DREJTORINË E PËRGJITHSHME TË REZERVAVE MATERIALE TË SHTETIT

26 Mars 2020

Hyrje

Plani i masave organizative dhe administrative për përballimin e gjendjes së fatkeqësisë natyrore të shkaktuar nga epidemia e virusit COVID-19 bazohet në ligjin nr. 45/2019 “Për mbrojtjen civile” dhe Vendimit të Këshillit të Ministrave nr. 243, datë 24.03.2020 “Për shpalljen e gjendjes së fatkeqësisë natyrore”.

 

Objekti i këtij plani është përcaktimi i rregullave standarde të veprimit dhe sjelljes së secilit nëpunës civil dhe punonjës mbështetës, që synon krijimin e një protokolli të sigurisë së shëndetit ndaj infektimit dhe mospërhapjen e virusit COVID-19 në mjediset e punës në Drejtorinë e Përgjithshme të Rezervave Materiale të Shtetit (DPRMSH). Sipas linjave politike bazë të imponuara nga aktet normative të lartpërmendura, aktiviteti i organeve publike duhet të reduktohet në minimumin e domosdoshëm për të gjitha organet publike si dhe të merren masat e duhura administrative dhe teknike për përmirësimin e kushteve higjieno-sanitare në mjediset e punës.

 

Misioni i punës së DPRMSH-së është ndërhyrja në mënyrë operative për mbrojtjen e popullsisë, të ekonomisë dhe mbrojtjen e vendit në situata të gjendjes së emergjencës civile të cilat sjellin dëme të menjëhershme e të rënda për jetën, për shëndetin e popullatës dhe të gjësë së gjallë, për pasurinë, për trashëgiminë kulturore dhe për mjedisin. Në këto kushte, DPRMSH është e detyruar të jetë pjesë e institucioneve në linjën e parë të veprimit kundër përhapjes së infeksionit të shkaktuar nga virusi COVID-19, e për pasojë është e detyruar të imponojë rregulla strikte organizative dhe administrative në funksion të ruajtjes së shëndetit të secilit punonjës.

 

Plani i masave organizative dhe administrative ndahet në tre krerë kryesorë:

  • Kreu I përmban masat e përgjithshme që do të zbatohen në të gjitha mjediset e institucionit dhe i adresohen për zbatim kryesisht nëpunësve civilë të tij dhe punonjësve mbështetës që kryejnë funksione administrative (specialistët përgjegjës për dokumentacionin dhe llogaritarët).
  • Kreu II përmban masat specifike teknike që do të zbatohen në mjediset e magazinave dhe gjatë veprimeve në terren. Këto masa i adresohen kryesisht punonjësve që kryejnë funksione me natyrë mbështetëse, kryesisht punonjësve të pastrimit, shoferët, punëtorët e magazinave, magazinierët si dhe nëpunësve civilë të ngarkuar me koordinimin dhe asistimin e punës në këto mjedise.
  • Kreu III përmban rregullat kryesore për ngritjen e njësisë përgjegjëse për kontrollin e implementimit të masave të parashikuara në këtë dokument si dhe përcaktimin e sanksioneve administrative për shkeljet e tyre.

 

Udhëzohen të gjithë nëpunësit civilë dhe punonjësit mbështetës të lexojnë me kujdes këtë plan masash dhe, pas njohjes me dokumentin, të pyesin përgjegjësit e caktuar për çdo njësi në rast se kanë paqartësi. Secili punonjës detyrohet të nënshkruajë se ka lexuar dhe kuptuar dokumentin, sipas formatit të përcaktuar në Lidhjen nr. 1 të tij.

 

FRIKË ASPAK, KUJDES PO!

 

KREU I – MASAT E PËRGJITHSHME ORGANIZATIVE DHE ADMINISTRATIVE

 

  1. Ndërveprimi i strukturave të DPRMSH-së dhe koordinimi i punës së nëpunësve civilë dhe punonjësve mbështetës
    • Drejtori i Përgjithshëm i Rezervave Materiale të Shtetit është nëpunësi përgjegjës për linjën kryesore të veprimit të institucionit në nivel qendror dhe rajonal.
    • Në Drejtorinë e Përgjithshme të Rezervave Materiale të Shtetit përgjegjës për koordinimin e veprimtarisë administrative është Drejtori i Përgjithshëm, ose sipas rastit, një nëpunës tjetër i caktuar prej tij.
    • Në Drejtoritë Rajonale të Rezervave Materiale të Shtetit përgjegjës për koordinimin e veprimtarisë administrative dhe teknike është Drejtori Rajonal, ose sipas rastit, një nëpunës tjetër i caktuar prej tij.
    • Në rast të paaftësisë ose pamundësisë së zgjatur në kohë të nëpunësve përgjegjës sipas pikave 1.2 dhe 1.3 për të koordinuar punën apo për të deleguar koordinimin, koordinator për DPRMSH caktohet nëpunësi më i lartë civil në institucion, ndërsa në DRRMSH mund të caktohet koordinator nëpunësi më i lartë civil në atë drejtori ose një Drejtor i një drejtorie tjetër me distancë të afërt gjeografike me të parën.

 

  1. Reduktimi i pranisë fizike të personelit administrativ në mjediset e punës, praktikimi i distancimit social dhe higjiena e mirë vetjake
    • Veprimtaria administrative e DPRMSH-së dhe DRRMSH-ve të kryhet, për aq sa është e mundur, në distancë duke përdorur mjetet e teknologjisë së informacionit.
    • Koordinatorët e përcaktuar në pikat 1.2 dhe 1.3 të këtij dokumenti të shfrytëzojnë mjetet e teknologjisë së informacionit për të krijuar një rrjet gjithëpërfshirës komunikimi ku të shpërndahen detyrat dhe të shkëmbehen të dhëna apo mendime midis nëpunësve dhe punonjësve.
    • Si rregull, të pranishëm fizikisht në punë duhet të jenë koordinatorët për çdo drejtori si dhe një nëpunës i asaj drejtorie në cilësinë e sekretarit teknik për ditën e pranisë në punë.
    • Në çdo rast, punonjësit e pranishëm në mjediset e punës pajisen me mjete mbrojtëse (doreza dhe maska), detyrohen të qëndrojnë minimalisht një metër distancë nga njëri-tjetri dhe udhëzohen të ruajnë higjienën vetjake. Ndalohet prania e më tepër se dy nëpunësve në të njëjtën zyrë.
    • Sekretari teknik paraqitet fizikisht në punë sipas një grafiku pranie të paracaktuar, gjithëpërfshirës dhe të drejtë, për të cilin duhet të marrin dijeni të gjithë nëpunësit.
    • Sekretari teknik ka këto detyra kryesore:
      1. të mbledhë të gjithë dokumentet e ardhura në mënyrë elektronike të cilat paraprakisht janë përpunuar në formatin përfundimtar nga nëpunësit përgjegjës për prodhimin e këtij dokumentacioni;
      2. të presë shkresat dhe dokumentet e ardhura me anë të shërbimit postar dhe t’i regjistrojë këto në bashkëpunim me punonjësin e ngarkuar për sekretarinë dhe protokollin;
      3. të regjistrojë shkresat dalëse dhe të përditësojë regjistrin elektronik të korrespondencës sipas udhëzimeve të punonjësit të ngarkuar me menaxhimin e dokumentacionit;
      4. të përcjellë për firmë pranë titullarit dokumentacionin e përcaktuar në germën a dhe për njohje e udhëzime të mëtejshme dokumentacionin e përcaktuar në germën b të kësaj pike;
      5. të skanojë dhe përcjellë elektronikisht dokumentacionin sipas rrugës së zakonshme.

 

  1. Menaxhimi i dokumentacionit dhe spostimi i veprimtarisë së regjistrimit të tij jashtë mjediseve të institucionit
    • Punonjësi i ngarkuar me menaxhimin e dokumentacionit të institucionit ka të drejtë të spostojë veprimtarinë e regjistrimit të dokumentacionit jashtë mjediseve të punës.
    • Referuar pikës 2.6 të dokumentit, punonjësi i ngarkuar me menaxhimin e dokumentacionit bashkëpunon ngushtësisht me sekretarin teknik për rakordimin e numrave të regjistrimit të dokumenteve hyrëse dhe dalëse të institucionit, nëpërmjet mjeteve të teknologjisë së informacionit.
    • Në çdo rast, krijohet mundësia e aksesit të koordinatorit në dokumentet e arkivuara.
    • Punonjësi i ngarkuar me menaxhimin e dokumentacioni detyrohet të paraqitet të paktën një herë në javë në mjediset e punës për të kryer veprimet e tjera sipas rregullave të përgjithshme për menaxhimin e dokumenteve.
    • Në rast të pamundësisë ose paaftësisë së punonjësit për të kryer detyrat për shkaqe të arsyeshme, koordinatori ia cakton atë një nëpunësi tjetër sipas nivelit të njohurive në fushën e menaxhimit të dokumentacionit.

 

  1. Ndalimi i përkohshëm i hyrjes së qytetarëve në mjediset e DPRMSH-së
    • Ndalohet hyrja e qytetarëve të cilët duan të depozitojnë dokumentacion, kërkesë apo ankim sipas rregullave të përgjithshme të procedurave administrative në mjediset e punës së DPRMSH-së.
    • Qytetarët të njoftohen me anë të një njoftimi të afishuar në një vend të dukshëm jashtë mjediseve të punës, të publikuar në faqen zyrtare të internetit të institucionit, apo sipas rastit me anë të postës elektronike, se për të gjithë kohëzgjatjen e gjendjes së fatkeqësisë natyrore, ndalohet hyrja e tyre në mjediset e institucionit dhe se dokumentacionin zyrtar, kërkesat apo ankimet mund t’i përcjellin pranë DPRMSH-së nëpërmjet shërbimit postar.

 

  1. Pastrimi dhe dezinfektimi periodik i mjediseve të punës
    • DPRMSH garanton pastrimin e përditshëm dhe dezinfektimin periodik të mjediseve kryesore të përzgjedhura për zhvillimin e aktivitetit. Në këtë kuadër, të rivlerësohet buxheti vjetor për kryerjen e shpenzimeve shtesë të paparashikuara në funksion të përmbushjes së kushteve higjieno-sanitare të domosdoshme për parandalimin e përhapjes së infeksionit të COVID-19.
    • Punonjësit përgjegjës për pastrimin marrin udhëzime të sakta nga koordinatori mbi orën e paraqitjes së tyre në punë duke synuar, për aq sa është e mundur, realizimin e pastrimit në një fashë orare të ndryshme nga ajo e përcaktuar për të zhvilluar aktivitetin administrativ.
    • Koordinatori rajonal, në varësi të planit ditor të punës, udhëzon punonjësin përgjegjës për pastrimin e mjediseve specifike ku mendohet se do të kryhet më së shumti veprimtari teknike atë ditë dhe mbikëqyr kushtet higjieno-sanitare në këto mjedise.
    • Në çdo rast, punonjësi i ngarkuar me pastrimin pajiset me mjete mbrojtëse (maskë dhe doreza).

 

 

KREU II – MASAT ORGANIZATIVE SPECIFIKE NË MJEDISET E MAGAZINIMIT, PAKETIMIT, SISTEMIMIT DHE TRANSPORTIMIT TË MALLRAVE

 

  1. Praktikimi i distancimit social dhe ruajtja e higjienës vetjake
    • Magzinierët, punëtorët e magazinës dhe punonjësit apo nëpunësit e tjerë që asistojnë apo koordinojnë veprimtarinë e magazinimit, paketimit, sistemimit dhe transportimit të mallrave rezervë materiale të shtetit detyrohen të qëndrojnë të paktën një metër larg njëri-tjetrit.
    • Magazinierët, punëtorët e magazinës dhe punonjësit apo nëpunësit e tjerë që asistojnë apo koordinojnë veprimtarinë e magazinimit, paketimit, sistemimit dhe transportimit të mallrave rezervë materiale të shtetit, veçanërisht kur kanë kontakt të drejtpërdrejtë me mallrat, detyrohen të përdorin mjete mbrojtëse (doreza dhe maska) për të parandaluar infektimin e sipërfaqeve të paketimeve nga COVID-19.
    • Koordinatori rajonal është përgjegjës për krijimin e kushteve të duhura për ruajtjen e higjienës vetjake të secilit punonjës të angazhuar në këtë proces duke vënë në dispozicion të tyre solucione me bazë alkooli si dhe duke i udhëzuar herë pas here në rast se vëren parregullsi.
    • Punonjësit e angazhuar në procesin e magazinimit, paketimit, sistemimit dhe transportimit të mallrave janë të detyruar të respektojnë me përpikmëri udhëzimet e koordinatorit, veçanërisht ku ato kanë të bëjnë me respektimin e masave higjieno-sanitare.
    • Koordinatori rajonal detyrohet të mbikëqyrë veprimtarinë gjatë gjithë kohëzgjatjes së procesit të sistemimit dhe paketimit të mallrave rezervë materiale të shtetit.

 

  1. Transporti i mallrave dhe shpërndarja
    • Në rast se shihet i arsyeshëm për arsye logjistike transferimi i mallrave rezervë materiale të shtetit nga njëra agjenci në një tjetër, transporti të kryhet, për sa është e mundur, duke respektuar distancimin social dhe praninë në kabinën e mjetit deri në dy persona.
    • Në çdo rast koordinatori rajonal kujdeset të kryhet pastrim periodik në kabinën mjeteve, pajis drejtuesit e automjeteve me doreza dhe maska si dhe vë në dispozicion të tyre solucion me bazë alkooli për dezinfektimin e duarve dhe sipërfaqeve.
    • Si rregull, DPRMSH nuk kryen shpërndarje të mallrave në terren, funksion kryesisht i strukturave lokale të mbrojtjes civile. Në rast se DPRMSH-së i kërkohet asistimi me automjetet dhe burimet njerëzore që ka në dispozicion në funksion të shpërndarjes së mallrave rezervë materiale të shtetit në komunitetet e përcaktuara, punonjësit që realizojnë këtë proces janë të detyruar të përdorin maska dhe doreza me qëllim shmangien e infektimit të sipërfaqeve të paketimeve nga virusi COVID-19.
    • Në rastin e parashikuar në pikën 7.3, koordinatori rajonal është përgjegjës për mbikëqyrjen e procesit për të gjithë kohëzgjatjen e tij.

 

 

KREU III – NJËSIA PËRGJEGJËSE PËR KONTROLLIN E IMPLEMENTIMIT TË MASAVE TË PARASHIKUARA NË KËTË DOKUMENT. SANKSIONET ADMINISTRATIVE PËR SHKELJET E TYRE

 

  1. Njësia përgjegjëse për kontrollin e implementimit të masave organizative dhe administrative
    • Drejtori i Përgjithshëm i Rezervave Materiale të Shtetit, sipas rastit, cakton përkohësisht me shkresë një nëpunës për kontrollin e respektimit të masave organizative dhe administrative duke specifikuar vendin e kontrollit apo procesin që do të kontrollohet.
    • Nëpunësi i ngarkuar detyrohet të shkojë në mjediset e parashikuara për kontroll dhe të mbajë një procesverbal ku të bëjë konstatimet përkatëse mbi respektimin ose jo të planit të masave organizative. Procesverbali i përcillet për dijeni Drejtorit të Përgjithshëm të Rezervave Materiale të Shtetit.

 

  1. Sanksionet për shkeljet e masave organizative
    • Mosrespektimi i masave të përgjithshme organizative me natyrë administrative përbën shkak për fillimin e ecurisë disiplinore në varësi të rëndësisë së shkeljes dhe dëmit të shkaktuar me anë të veprimit apo mosveprimit nga ana e nëpunësit.
    • Mosrespektimi i masave të veçanta në këtë dokument në lidhje me kushtet higjieno-sanitare gjatë procesit të magazinimit, paketimit, sistemimit dhe transportimit të mallrave rezervë materiale të shtetit përbën shkak për fillimin e ecurisë disiplinore për shkelje të rëndë apo procedurës për zgjidhje të menjëhershme për shkaqe të arsyeshme të kontratës së punës, sipas subjektit që konstatohet se ka kryer shkeljen.

 

 

Lidhja nr. 1

 

MINISTRIA E MBROJTJES

DREJTORIA E PËRGJITHSHME E REZERVAVE MATERIALE TË SHTETIT

(DREJTORIA RAJONALE E REZERVAVE MATERIALE TË SHTETIT_____________)

 

Pas njohjes me dokumentin “Plan masash organizative dhe administrative për përballimin e gjendjes së fatkeqësisë natyrore të shkaktuar nga epidemia e virusit COVID-19 në Drejtorinë e Përgjithshme të Rezervave Materiale të Shtetit”, nëpunësit civilë dhe punonjësit mbështetës të institucionit konfirmojë dhe nënshkruajnë se e kanë lexuar dhe kuptuar në tërësi përmbajtjen e tij.

 

Nr. Emër Mbiemër Nënshkrim Datë

 

KOORDINATORI

 

Author: Vili Vreoni